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Gestion du temps et organisation de son travail ,
une formation MSA Services Formation Gironde
Gestion du temps et organisation de son travail ,
une formation MSA Services Formation Gironde
Ressources humaines
Informations pratiques
Objectifs de formationA l’issue du stage les participants seront capables de:
Gestion du temps et organisation de son travail
Informations pratiques
Durée:
14 H
Public concerné
Salariés tous secteurs d’activités
Salariés tous secteurs d’activités
Intervenant(s)
Spécialiste en management et organisation du travail
Spécialiste en management et organisation du travail
Objectifs de formation
- Mettre en place un mode d’organisation plus productif
- Discriminer entre différentes tâches pour gérer leurs priorités
- Planifier son travail
- Optimiser la communication avec les autres
Connaître et utiliser les outils et les moyens pour organiser son travail et gérer son temps de manière plus efficace
Thèmes abordés
Méthode pédagogique
1 Introduction
Enjeux de la gestion de ses priorités et de son énergie pour optimiser son efficacité
Analyse des attentes individuelles
2 D’abord clarifier l’essentiel :
« la montre et la boussole »
Mesurer la place de nos 4 sphères de vie (travail, famille, soi et social)
Formaliser un objectif personnel puissant et travailler l’impact de cet objectif à moyen terme par la « méthode des états désirés »
Cartographier les missions essentielles professionnelles
3 Optimiser son processus de décision et fixer un objectif
Prendre conscience / Explorer / Sélectionner / Décider
Apport de clarification, de concentration, d’engagement dans l’action, d’évaluation de l’action et de signes de reconnaissance
Buts (LT), Objectifs (MT), phases (CT), analyse des moyens dépendants, formulation SMART (exercices de formulation, exercice de visualisation)
4 Délimiter les actions prioritaires
Définir la matrice d’Eisenhower entre urgence et importance ABCD
Les tâches « tirelire » qui ont un effet levier sur son organisation : A valoriser
Exercices écrits en binômes
Cas pratique distribué avec liste de tâches, plan de journée, valorisation des temps de production, planification. Contrôle collégial des simulations
5 Utilisation de son temps : quelques lois
Reconnaître les voleurs de temps dans son activité au quotidien et ses habitudes inefficaces.
Déduire sa propre structuration du temps (Retrait, Rituel, Passe-temps, Activité, Jeu psychologique, Intimité) et certains comportement à optimiser.
Les lois qui agissent sur le temps : début/fin, chronobiologie, élasticité (Pareto, cycles, Parkinson, Carlson, Illich, Turgot)
Planifier des espaces d’imprévus (Exercices écrits de mise en pratique)
6 Utiliser les outils qui boostent votre organisation
Le planning et le rétro planning (pratique d’outils papier et informatisés)
Les tableaux de GANTT et PERT pour structurer un projet
Diagramme de cause à effet et Tableau de répartition des tâches
Cartes mentales
Questionnement QQOCCQP
7 Gérer : sollicitations, « nuisances téléphoniques » ,les courriels, les « Open Space »
Le travail a une triple dimension (personnelle, relationnelle, institutionnelle).
La question à mille euros « Qu’est-ce que tu attends de moi concrètement ? »
Comment faire connaitre sa disponibilité et son indisponibilité.
Les règles de bon usage de sa boite « courriel »
Réduire les sources de déconcentrations, le principe du bureau (presque vide)
Mode de classement (CAP) et partage des critères de rangement
Niveau sonore, parasites, signalisation, relaxation, son ère se travail,
Échanges en plénière et réalisation d’un tableau des bonnes pratiques
8 Démarche d’entrainement personnel
S’exercer à la concentration pour éviter les distractions
Planifier la veille au soir pour avoir une nuit plus sereine.
Exercice de concentration et de relaxation
9 Affiner sa communication
D’abord écouter, puis questionner les priorités
Comment dire NON ? Quel est le cadre acceptable au OUI ?
Éléments de PNL et d’analyse transactionnelle pour clarifier sa communication
Importance du langage. Importance de l’écoute et la reformulation
Exercices écrits et oraux en binômes
10 La relance diplomatique d’un travail attendu
Vérification de l’engagement, des délais et de la conformité
11 Le temps des réunions
Qu’est-ce qui fait perdre du temps ?
Prendre l’initiative d’une efficacité partagée : Commencer par le positif, Rappel de quelques techniques d’animation productives
Les rôles clé de l’efficacité des réunion : nommer les titulaires
Observateur du processus
Garant de l’objectif
Rapporteur et son compte rendu actif
Pousse-décision
Gardien du temps
12 Définition et règles de la délégation
Analyse de pratique, Tableau de bonnes pratiques, Exercices


2 D’abord clarifier l’essentiel :




3 Optimiser son processus de décision et fixer un objectif



4 Délimiter les actions prioritaires




5 Utilisation de son temps : quelques lois




6 Utiliser les outils qui boostent votre organisation





7 Gérer : sollicitations, « nuisances téléphoniques » ,les courriels, les « Open Space »








8 Démarche d’entrainement personnel



9 Affiner sa communication





10 La relance diplomatique d’un travail attendu

11 Le temps des réunions








12 Définition et règles de la délégation

Méthode pédagogique
- Discussion/animation
- Travail en individuel ou en binôme avec synthèse en groupe
- Apport conceptuel et échanges
- Exercices de mise en pratique
- Élaboration en sous-groupe
- Confrontation / échanges de points de vue. Réflexion de groupe.