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Gestion du temps et organisation de son travail ,
une formation MSA Services Formation Gironde
Ressources humaines
Gestion du temps et organisation de son travail

Informations pratiques
Durée: 14 H
Public concerné
Salariés tous secteurs d’activités
Intervenant(s)
Spécialiste en management et organisation du travail

Objectifs de formation
  • Mettre en place un mode d’organisation plus productif
  • Discriminer entre différentes tâches pour gérer leurs priorités
  • Planifier son travail
  • Optimiser la communication avec les autres
A l’issue du stage les participants seront capables de:
Connaître et utiliser les outils et les moyens pour organiser son travail et gérer son temps de manière plus efficace

Thèmes abordés
1 Introduction      Enjeux de la gestion de ses priorités et de son énergie pour optimiser son efficacité      Analyse des attentes individuelles
2 D’abord clarifier l’essentiel :       « la montre et la boussole »      Mesurer la place de nos 4 sphères de vie (travail, famille, soi et social)      Formaliser un objectif personnel puissant et travailler l’impact de cet objectif à moyen terme par la « méthode des états désirés »      Cartographier les missions essentielles professionnelles
3 Optimiser son processus de décision et fixer un objectif      Prendre conscience / Explorer / Sélectionner / Décider      Apport de clarification, de concentration, d’engagement dans l’action, d’évaluation de l’action et de signes de reconnaissance      Buts (LT), Objectifs (MT), phases (CT), analyse des moyens dépendants, formulation SMART (exercices de formulation, exercice de visualisation)
4 Délimiter les actions prioritaires      Définir la matrice d’Eisenhower entre urgence et importance ABCD      Les tâches « tirelire » qui ont un effet levier sur son organisation : A valoriser      Exercices écrits en binômes      Cas pratique distribué avec liste de tâches, plan de journée, valorisation des temps de production, planification. Contrôle collégial des simulations
5 Utilisation de son temps : quelques lois      Reconnaître les voleurs de temps dans son activité au quotidien et ses habitudes inefficaces.      Déduire sa propre structuration du temps (Retrait, Rituel, Passe-temps, Activité, Jeu psychologique, Intimité) et certains comportement à optimiser.      Les lois qui agissent sur le temps : début/fin, chronobiologie, élasticité (Pareto, cycles, Parkinson, Carlson, Illich, Turgot)      Planifier des espaces d’imprévus (Exercices écrits de mise en pratique)
6 Utiliser les outils qui boostent votre organisation      Le planning et le rétro planning (pratique d’outils papier et informatisés)      Les tableaux de GANTT et PERT pour structurer un projet      Diagramme de cause à effet et Tableau de répartition des tâches      Cartes mentales      Questionnement QQOCCQP
7 Gérer : sollicitations, « nuisances téléphoniques » ,les courriels, les « Open Space »      Le travail a une triple dimension (personnelle, relationnelle, institutionnelle).      La question à mille euros « Qu’est-ce que tu attends de moi concrètement ? »       Comment faire connaitre sa disponibilité et son indisponibilité.      Les règles de bon usage de sa boite « courriel »      Réduire les sources de déconcentrations, le principe du bureau (presque vide)       Mode de classement (CAP) et partage des critères de rangement      Niveau sonore, parasites, signalisation, relaxation, son ère se travail,      Échanges en plénière et réalisation d’un tableau des bonnes pratiques
8 Démarche d’entrainement personnel      S’exercer à la concentration pour éviter les distractions      Planifier la veille au soir pour avoir une nuit plus sereine.      Exercice de concentration et de relaxation
9 Affiner sa communication      D’abord écouter, puis questionner les priorités      Comment dire NON ? Quel est le cadre acceptable au OUI ?      Éléments de PNL et d’analyse transactionnelle pour clarifier sa communication      Importance du langage. Importance de l’écoute et la reformulation      Exercices écrits et oraux en binômes
10 La relance diplomatique d’un travail attendu      Vérification de l’engagement, des délais et de la conformité
11 Le temps des réunions      Qu’est-ce qui fait perdre du temps ?           Prendre l’initiative d’une efficacité partagée : Commencer par le positif, Rappel de quelques techniques d’animation productives      Les rôles clé de l’efficacité des réunion : nommer les titulaires           Observateur du processus           Garant de l’objectif           Rapporteur et son compte rendu actif           Pousse-décision           Gardien du temps
12 Définition et règles de la délégation      Analyse de pratique, Tableau de bonnes pratiques, Exercices

Méthode pédagogique
  • Discussion/animation
  • Travail en individuel ou en binôme avec synthèse en groupe
  • Apport conceptuel et échanges
  • Exercices de mise en pratique
  • Élaboration en sous-groupe
  • Confrontation / échanges de points de vue. Réflexion de groupe.

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